కమ్యూనిటీ న్యూస్‌లెటర్ కోసం పఠనీయతను మెరుగుపరచడంపై ఒక కేస్ స్టడీగా కంటెంట్‌ను అందుబాటులోకి తీసుకురావడం

కమ్యూనిటీ న్యూస్‌లెటర్ కోసం పఠనీయతను మెరుగుపరచడంపై ఒక కేస్ స్టడీగా కంటెంట్‌ను అందుబాటులోకి తీసుకురావడం

మనం రోజూ రాసే చాలా రాతలు బహుమతి గెలవాలని చేసేవి కావు. అవి ఎవరితోనైనా ఏదైనా పని చేయించడానికీ, ఏదైనా అర్థమయ్యేలా చేయడానికీ, లేదా ఐదు నిమిషాల పాటు వారి గందరగోళాన్ని తొలగించడానికీ చేసే ప్రయత్నాలు. వినియోగదారులకు ఒక ఇమెయిల్. అద్దెదారులకు ఒక ఉత్తరం. పాఠశాలకు ఒక సందేశం. కార్యాలయానికి ఒక తాజా సమాచారం. కాఫీ మెషిన్ దగ్గర టేపుతో అతికించిన కొన్ని సూచనలు, ఎందుకంటే, అవును, ఆ మెషిన్‌కు కూడా ఒక రాజ్యాంగం అవసరం కదా.

సమస్య ఏమిటంటే, చాలా సాధారణ రచనలు త్వరగా భారంగా అనిపిస్తాయి. పొడవైన వాక్యాలు. అస్పష్టమైన పదాలు. అసలు విషయానికి ముందు చాలా నేపథ్య సమాచారం. ప్రజలు దాన్ని పైపైన చదివి, కీలకమైన భాగాన్ని వదిలేసి, ఆ తర్వాత సందేశంలో ఇప్పటికే సమాధానం దొరికినా, ప్రశ్నలతో బదులిస్తారు. కచ్చితంగా ఎవరూ సోమరిపోతులు కారు. వారు ఇతర పనులతో పాటు, తీరిక లేకుండా, అలసిపోయి, ఫోన్‌లో చదువుతూ ఉంటారు.

ఇది ఒక వాస్తవికమైన చిన్న ఉదాహరణ. నాటకీయమైనదేమీ కాదు. కేవలం ప్రతిచోటా జరిగే ఒక రకమైన సంఘటన.

మరింత పనిని సృష్టిస్తూనే ఉన్న నిర్వహణ నోటీసు

ఒక చిన్న ఆస్తి నిర్వహణ కార్యాలయంలో ఒక సమస్య పదేపదే వస్తుండేది. వారు నివాసితులకు నిర్వహణ నోటీసులు పంపినప్పుడల్లా, ఫోన్లు మోగడం మొదలయ్యేవి. మరమ్మతులు అసాధారణంగా ఉన్నందువల్ల కాదు, కానీ ఆ నోటీసులు చదవడానికి కష్టంగా ఉన్నందువల్ల.

ఒక ఇమెయిల్ ఈ విధంగా ప్రారంభమైంది:

భవన నీటి వ్యవస్థకు అవసరమైన మరమ్మతులను షెడ్యూల్ ప్రకారం అమలు చేస్తున్నందున, క్రింద పేర్కొన్న గంటలలో తాత్కాలిక సేవా అంతరాయం ఏర్పడవచ్చని దయచేసి గమనించండి, మరియు నివాసితులు ఈ అంతరాయానికి ముందుగానే తగిన ఏర్పాట్లు చేసుకోవాలని కోరడమైనది.

సాంకేతికంగా సరైనదే. అలాగే, వింతగా అలసిపోయేలా చేసింది. ఆ సందేశం ఉపయోగకరమైన సమాచారాన్ని ఆఫీసు పరిభాషలో దాచిపెట్టింది. కొంతమంది నివాసితులు రోజంతా నీళ్లు రావని అనుకున్నారు. మరికొందరు ఏ భవనం ప్రభావితమైందో గమనించలేదు. కొద్దిమంది టాయిలెట్లు పనిచేస్తాయా అని అడిగారు. నిజానికి, అది సరైన ప్రశ్నే.

మొదటిసారి చదివినప్పుడే సులభంగా అర్థమయ్యేలా చేయాలనే ఒకే లక్ష్యంతో ఆఫీస్ మేనేజర్ ఆ నోటీసును తిరిగి రాశారు.

కొత్త వెర్షన్ ఈ విధంగా ప్రారంభమైంది:

ఏప్రిల్ 9వ తేదీ, మంగళవారం నాడు ఉదయం 10:00 గంటల నుండి మధ్యాహ్నం 1:00 గంటల వరకు మీ నీటి సరఫరా నిలిపివేయబడుతుంది. ఇది బిల్డింగ్ Bలోని 3A నుండి 6D వరకు ఉన్న అపార్ట్‌మెంట్‌లకు వర్తిస్తుంది. ఆ సమయంలో మీకు నీరు అవసరమైతే, దయచేసి ముందుగానే ఒక జగ్ లేదా బాటిల్‌లో నీటిని నింపుకోండి.

సమాచారం అదే. గందరగోళం చాలా వరకు తగ్గింది. కాల్స్ పూర్తిగా ఆగిపోలేదు, ఎందుకంటే ప్లంబింగ్‌కు సంబంధించిన పనులేవీ ఎప్పుడూ పూర్తిగా ఆగిపోవు, కానీ సిబ్బంది గమనించేంతగా ఆగిపోయాయి.

అసలు ఏం మారింది?

తిరిగి రాసినప్పుడు ఎలాంటి ఆర్భాటపు ఉపాయాలు ఉపయోగించలేదు. ప్రజలు వాస్తవంగా ఎలా చదువుతారో దానికి అనుగుణంగానే రాసింది. ప్రధాన విషయానికి మొదటి స్థానం ఇచ్చింది. తేదీ, సమయం స్పష్టంగా కనిపించాయి. ప్రభావిత సమూహం పేరును స్పష్టంగా పేర్కొన్నారు. మరియు చేయాల్సిన పని చాలా సులభం: ఒక కూజా లేదా సీసా నింపడం.

సులభంగా చదవగలిగే రచన అంటే విషయాన్ని తేలికపరచడం కాదు. ఆ పదాన్ని సాధారణంగా, అర్థం చేసుకోవడానికి చాలా కష్టపడాల్సిన వాక్యాలను సమర్థించుకునేవాళ్లు వాడుతుంటారు. స్పష్టమైన రచన అంటే పాఠకుడికి, అర్థానికి మధ్య ఉన్న శ్రమను తగ్గించడం.

రోజువారీ రచనలో, దానికి సాధారణంగా మూడు అర్థాలుంటాయి: సంక్షిప్త మార్గాలు, సుపరిచితమైన పదాలు, మరియు ప్రజలు తమకు అవసరమైనదాన్ని త్వరగా కనుగొనగలిగేలా చేసే నిర్మాణం.

ప్రధాన విషయాన్ని పైభాగంలో ఉంచండి

ప్రజలు తరచుగా రాస్తూ రాస్తూ అసలు విషయానికి వస్తారు. వారు సందర్భం, చరిత్ర, కారణాలు, విధాన నేపథ్యంతో మొదలుపెట్టి, చివరకు చదువరులకు అవసరమైన విషయానికి వస్తారు. అది ఒక నివేదికలో పనిచేయవచ్చు. కానీ ఒక త్వరిత ఇమెయిల్ లేదా నోటీసులో అది సాధారణంగా విఫలమవుతుంది.

సమాధానంతోనే ప్రారంభించడానికి ప్రయత్నించండి. సమావేశం వాయిదా పడితే, ఆ విషయాన్ని ముందుగా చెప్పండి. ఫారం శుక్రవారం లోపు పూర్తి చేయాల్సి ఉంటే, ఆ విషయాన్ని ముందుగా చెప్పండి. ఒకవేళ రోడ్డు మూసివేసి ఉంటే, దయచేసి మౌలిక సదుపాయాల అభివృద్ధి లక్ష్యాల గురించి పేరాగ్రాఫ్‌తో ప్రారంభించకుండా, కేవలం రోడ్డు మూసివేసి ఉందని చెప్పండి.

ఒక ఉపయోగకరమైన పద్ధతి ఏమిటంటే: ఏమి జరుగుతోంది, దానివల్ల ఎవరు ప్రభావితమవుతున్నారు, అది ఎప్పుడు జరుగుతుంది, ఆ తర్వాత చదువరులు ఏమి చేయాలి. ఎల్లప్పుడూ ఇదే కచ్చితమైన క్రమంలో ఉండనవసరం లేదు, కానీ దాదాపుగా అదే క్రమంలో ఉండాలి.

సాధారణ పదాలు పనిచేసే చోట సాధారణ పదాలను వాడండి

కొన్ని పదాలు తప్పు కావు, అవి కేవలం అనవసరంగా బిగువుగా ఉంటాయి. 'Utilize'ను సాధారణంగా 'use'గా వాడవచ్చు. 'Prior to'ను ' before' గా వాడవచ్చు. 'At this time' తరచుగా పూర్తిగా అదృశ్యమవుతుంది. ఎవరూ దానిని కోల్పోయినట్లు భావించరు.

ఇది ముఖ్యం, ఎందుకంటే కఠినమైన భాష పాఠకుల పఠన వేగాన్ని తగ్గిస్తుంది. అది దూరాన్ని కూడా సృష్టిస్తుంది. 'మేము ఈ సమయంలో మీ అభ్యర్థనను నెరవేర్చలేకపోతున్నాము' వంటి వాక్యం కొన్ని సందర్భాలలో సముచితంగా ఉండవచ్చు, అది నిజమే. కానీ అసలు సందేశం ' మేము డెలివరీ తేదీని మార్చలేము' అయితే, ఆ విషయాన్ని చెప్పి, దానికి బదులుగా ఏమి జరగగలదో వివరించండి.

సాదా మాటలు వృత్తి నైపుణ్యంలో తక్కువైనవి కావు. తరచుగా అవి మరింత వృత్తిపరమైనవి, ఎందుకంటే అవి అందరి సమయాన్ని తక్కువగా వృధా చేస్తాయి.

పొడవైన వాక్యాలు కుప్పకూలిపోకముందే వాటిని విడగొట్టండి

పొడవైన వాక్యాలు చెడ్డవి కావు. కొన్ని చాలా బాగుంటాయి. కానీ రోజువారీ రచనలో, పొడవైన వాక్యాలు తరచుగా చాలా ఎక్కువ ఆలోచనలకు నిల్వ గదులుగా మారిపోతాయి. మీరు తలుపు తెరిస్తే, మూడు వాక్య భాగాలు బయటకు పడిపోతాయి.

ఒక వాక్యంలో తేదీ, షరతు, మినహాయింపు, కారణం మరియు అభ్యర్థన ఉంటే, అది బహుశా రెండు లేదా మూడు వాక్యాలలో ఉండాలి. బహుశా బుల్లెట్ పాయింట్ల జాబితా రూపంలో. క్రియ కనిపించే వరకు పాఠకులు సగం పేరాను మనసులో ఉంచుకోవాల్సిన అవసరం ఉండకూడదు.

వీటిని పోల్చండి:

నవీకరించబడిన ఆన్‌బోర్డింగ్ ప్రక్రియలో భాగంగా గత వారం పంపిన, మీరు సంతకం చేసిన ఫారమ్‌ను ఇంకా తిరిగి పంపనట్లయితే, మీ ఖాతాను ఏర్పాటు చేయడంలో జాప్యాన్ని నివారించడానికి దయచేసి శుక్రవారం లోగా దానిని పంపండి.

మెరుగైనది:

దయచేసి మీరు సంతకం చేసిన ఫారమ్‌ను శుక్రవారం లోగా తిరిగి పంపండి. మేము దానిని గత వారం ఆన్‌బోర్డింగ్‌లో భాగంగా పంపాము. అది మాకు అందకపోతే, మీ ఖాతా ఏర్పాటు ఆలస్యం కావచ్చు.

ఆడంబరంగా లేదు. కానీ స్పష్టంగా ఉంది.

జాబితాలు కొంత కష్టమైన పనిని చేసేలా చేయండి

రచనలో అనేక తేదీలు, దశలు, అంశాలు లేదా అవసరాలు ఉన్నప్పుడు, పేరాలు గందరగోళంగా మారవచ్చు. జాబితాలు చదువరులకు విషయాలను అర్థం చేసుకోవడానికి వీలు కల్పిస్తాయి.

ఉదాహరణకు, అపాయింట్‌మెంట్‌కు ఏమి తీసుకురావాలో అనే దాని గురించి ఒకే పెద్ద పేరాగ్రాఫ్ రాయడానికి బదులుగా, ఇలా ప్రయత్నించండి:

• మీ ఫోటో గుర్తింపు
• మీ నిర్ధారణ ఇమెయిల్
• మీ రిమైండర్ సందేశంలో జాబితా చేయబడిన ఏవైనా పత్రాలు
• ఫీజు వర్తిస్తే చెల్లింపు కార్డు

దాన్ని చూడటం సులభం, ముఖ్యంగా ఫోన్‌లో. ఇప్పుడు రోజూ చదివే పనిలో చాలా భాగం ఫోన్లలోనే జరుగుతుంది, అదీ తక్కువ వెలుతురులో, పైగా కాఫీ ఒలకబోసుకోకుండా జాగ్రత్త పడుతూ. అలాంటి వారిని దృష్టిలో పెట్టుకొని డిజైన్ చేయండి.

రచనను చదవడం కష్టతరం చేసే సాధారణ తప్పులు

అధికారికంగా మాట్లాడాలని ప్రయత్నించడం ఒక సాధారణ తప్పు. సాదాసీదా భాష చాలా సాధారణంగా వినిపిస్తుందని భావించి, ప్రజలు పెద్ద పెద్ద పదాలను, కర్మణి ప్రయోగ పదబంధాలను ఉపయోగిస్తారు. దాని ఫలితంగా భాష మరింత నిర్లిప్తంగా, స్పష్టత లేకుండా అనిపించవచ్చు.

చేయాల్సిన పనిని దాచిపెట్టడం మరో తప్పు. ఒక వాక్యంలో 'దయచేసి ఫీడ్‌బ్యాక్ పంపండి' అని చెప్పడానికి బదులుగా 'ఫీడ్‌బ్యాక్ కోరబడింది' అని ఉంటుంది. ఎవరు ఏమి చేయాలి? దాన్ని స్పష్టంగా చెప్పండి. పాఠకులు ఒక చిన్న వ్యాకరణ చిక్కుముడిని విప్పాల్సిన అవసరం రాకూడదు.

రచయితలు కూడా అడగకముందే అవసరానికి మించి వివరిస్తారు. కొద్దిపాటి నేపథ్యం సహాయపడుతుంది, కానీ మరీ ఎక్కువగా వివరిస్తే, అది పాఠకుడు గమ్యాన్ని చేరడానికి నడవాల్సిన దారిలా తయారవుతుంది. నేపథ్యం ముఖ్యమైతే, దానిని కీలక సందేశం తర్వాత లేదా ఒక ప్రత్యేక శీర్షిక కింద పెట్టండి.

ఆ తర్వాత ఒక పెద్ద పేరా ఉంటుంది. దానిలో అన్నీ ఉంటాయి. తేదీలు, పేర్లు, భావాలు, విధానం, క్షమాపణ, తదుపరి చర్యలు. దాన్ని విడగొట్టండి. ఖాళీ స్థలం వృధా కాదు, అది ఊపిరి పీల్చుకోవడానికి చోటు.

త్వరిత పఠనీయతను తనిఖీ చేయడం ద్వారా మీ కళ్ళు గమనించని విషయాలను గుర్తించవచ్చు.

మీరు సవరించిన తర్వాత, ఒక పాఠకుడిలా మీ రచనను ఒకసారి వెనక్కి తిరిగి చూడటం సహాయపడుతుంది. దాన్ని బిగ్గరగా చదవండి. ఇరవై నిమిషాలుగా దాని వైపే తదేకంగా చూడని వారికి దాన్ని పంపండి. లేదా, మీకు త్వరితగతిన బయటి సూచన కావాలంటే, ఒక పఠనీయత స్కోర్ కాలిక్యులేటర్ మీకు వాక్య మరియు పద సంక్లిష్టతపై ఒక స్థూలమైన అవగాహనను ఇస్తుంది; అయితే దాన్ని మీరు ఒక మార్గదర్శిగా మాత్రమే పరిగణించాలి, అంతేగానీ చిన్న గౌను ధరించిన న్యాయమూర్తిగా కాదు.

అతి పెద్ద మార్పును తెచ్చే చిన్న అలవాటు

రోజువారీ రాతను పంపే ముందు, ఒక సూటి ప్రశ్న అడగండి: చదివేవారు ఏమి తెలుసుకోవాలి లేదా ఏమి చేయాలి?

ఆ తర్వాత ఆ సమాధానాన్ని సులభంగా కనుగొనేలా చేయండి. దాన్ని పైభాగంలో ఉంచండి. ప్రజలు గుర్తించగలిగే పదాలను ఉపయోగించండి. ఎక్కువగా గొంతు సవరించుకునేలా ఉన్న వాక్యాన్ని తొలగించండి. దశలు ఉంటే, వాటిని జాబితా చేయండి. గడువు ఉంటే, దాన్ని తప్పిపోవడం అసాధ్యం చేయండి.

ప్రాపర్టీ ఆఫీస్ వారు సాహిత్య మేధావుల బృందంగా మారలేదు. వారు కేవలం నివాసితులను సాధారణ సందేశాలను అర్థం చేసుకోమని అడగడం మానేశారు. నిజానికి, అదే విజయం. స్పష్టమైన రాత పని చేసినప్పుడు నిశ్శబ్దంగా అనిపిస్తుంది. నిర్వహణ నోటీసును ఎవరూ మెచ్చుకోరు, వారు దానిని చదివి, అర్థం చేసుకుని, తమ రోజువారీ పనుల్లో నిమగ్నమవుతారు. అసలు విషయం కూడా అదే.