సులభమైన పేరోల్ ప్రక్రియ కోసం సాధారణ పేరోల్ తప్పులు మరియు వాటిని ఎలా నివారించాలి

సులభమైన పేరోల్ ప్రక్రియ కోసం సాధారణ పేరోల్ తప్పులు మరియు వాటిని ఎలా నివారించాలి

బయటి నుండి చూస్తే పేరోల్ చాలా సులభంగా కనిపిస్తుంది. పనిచేసిన గంటలు, చెల్లించే వేతనం, డబ్బు పంపడం. అంతే. కానీ, నిజానికి పేరోల్ ప్రక్రియను నిర్వహించిన ఏ యజమానికైనా ఆ డైరెక్ట్ డిపాజిట్ వెనుక ఒక పెద్ద వాతావరణ వ్యవస్థ ఉందని తెలుసు. స్థూల వేతనాలు, పన్ను మినహాయింపులు, యజమాని పన్నులు, ప్రయోజనాలు, ఓవర్‌టైమ్, నగదు చెల్లింపు సమయం, బ్యాంకు చెల్లింపుల నిలిపివేతలు, సెలవులు, ఆపై మానవ సహజమైన అంశం: ప్రజలు తమ జీతం రావలసిన సమయానికి వస్తుందని ఆశిస్తారు. అది సహేతుకమే.

ఇది ఒక వాస్తవిక కేస్ స్టడీ, చిన్న కంపెనీలలో నిరంతరం జరిగే విషయం. నాటకీయమైనది కాదు, వార్తల్లోకి ఎక్కేంత గొప్పది కూడా కాదు. ప్రతి గురువారం ఆందోళనకు గురికాకుండా, ఎదగడానికి ప్రయత్నిస్తున్న ఒక వ్యాపారం అంతే.

పరిస్థితి: అభివృద్ధి చెందుతున్న దుకాణం, తక్కువ బ్యాంకు బ్యాలెన్స్, మరియు జీతం రోజు వేగంగా సమీపిస్తోంది

మరీనా 9 మంది ఉద్యోగులతో ఒక చిన్న ఇంటి మరమ్మత్తు మరియు నిర్వహణ వ్యాపారాన్ని నడుపుతోంది. వారిలో కొందరు పూర్తికాల టెక్నీషియన్లు, ఇద్దరు పార్ట్‌టైమ్ ఆఫీస్ మరియు షెడ్యూలింగ్ సిబ్బంది, మరియు ఒక వ్యక్తి గిడ్డంగి పనులు మరియు పని ప్రదేశంలో సహాయం చేయడం మధ్య మారుతూ ఉంటాడు. వ్యాపారం బాగానే ఉంది. నిజానికి, మరీ బాగానే ఉంది; అమ్మకాలు పెరిగినా, చేతిలో డబ్బు మాత్రం వింతగా తక్కువగా ఉండే ఆ చిరాకు పుట్టించే విధంగా.

చాలా మంది కస్టమర్లు 15 నుండి 30 రోజులలోపు చెల్లిస్తారు. కొంతమంది వాణిజ్య క్లయింట్లు 45 రోజులు తీసుకుంటారు, ఎందుకంటే, ఆమోదం పొందే ముందు ఇన్‌వాయిస్‌లు ఒక ఆధ్యాత్మిక ప్రయాణం చేయాలేమో అనిపిస్తుంది. ఇదిలా ఉండగా, మరీనా ప్రతి రెండు వారాలకు ఉద్యోగులకు జీతాలు చెల్లిస్తుంది. పనిముట్లు, ఇంధనం, బీమా, అద్దె, జీతభత్యాల పన్నులు, కార్మికుల నష్టపరిహారం, సాఫ్ట్‌వేర్, విడి భాగాలు. ఇవన్నీ కలిసి ఖర్చును పెంచుతాయి.

కొంతకాలం పాటు, ఆమె జీతాల చెల్లింపును, ఆ వారంలో లెక్కించుకోవాల్సిన ఒక సంఖ్యగా భావించింది. జీతాలు సుమారుగా ఎంత ఉంటాయో ఆమెకు తెలుసు. ఆమెకు ఒక అంతర్ దృష్టి ఉండేది. కానీ జీతం ఇచ్చే రోజుకు కొన్ని రోజుల ముందు వరకు మొత్తం జీతాల ఖర్చుపై ఆమెకు స్పష్టమైన అవగాహన ఉండేది కాదు, అప్పటికి చేతిలో డబ్బు తక్కువగా ఉంటే, ఎదురయ్యే అవకాశాలు చాలా దారుణంగా ఉండేవి. సరఫరాదారునితో పనిని ఆలస్యం చేయడం. పొదుపు ఖాతా నుండి డబ్బు తీసుకోవడం. క్రెడిట్ లైన్‌ను ఉపయోగించడం. తీవ్ర ఒత్తిడికి గురికావడం. ఇదంతా పునరావృతం చేయడం.

మూడు జీతాలు ఆలస్యంగా వచ్చిన నెల తర్వాత కీలక మలుపు వచ్చింది. ఆమె ఉద్యోగులకు సమయానికి జీతాలు చెల్లించింది, కానీ చాలా కష్టంగా. కంపెనీ కాగితాల మీద లాభదాయకంగా ఉన్నప్పటికీ, జీతాలు చెల్లించడానికి నగదు కొరతను ఎదుర్కొంది. ప్రజలు తక్కువ అంచనా వేసే విషయం ఇదే, లాభం మరియు జీతాల కోసం ఉన్న నగదు రెండూ ఒకటే కాదు.

నిజమైన పేరోల్ ఖర్చులో ఏమేమి చేర్చబడ్డాయి

మరీనా సూచించిన మొదటి పరిష్కారం చాలా ప్రాథమికమైనది కానీ శక్తివంతమైనది: పేరోల్‌ను కేవలం వేతనాలుగా మాత్రమే భావించడం మానేయండి. గంటకు $25 సంపాదించే ఉద్యోగికి, వ్యాపారం కేవలం గంటకు $25 మాత్రమే ఖర్చు చేయదు. యజమాని పేరోల్ పన్నులు, నిరుద్యోగ భృతి, కార్మికుల నష్టపరిహార ప్రీమియంలు, చెల్లింపుతో కూడిన సెలవుల కేటాయింపు, ఆరోగ్య ప్రయోజనాలు, పదవీ విరమణ విరాళాలు, పేరోల్ సేవా రుసుములు, మరియు పనులు ఎక్కువ కాలం సాగినప్పుడు ఓవర్‌టైమ్ వంటివి ఉండవచ్చు. కొన్ని ఖర్చులు ప్రతి పేరోల్‌లోనూ ఉంటాయి. మరికొన్ని నెలవారీగా లేదా త్రైమాసికంగా కనిపిస్తాయి, మీరు వాటిని ఊహించకపోతే ప్రతిదీ యాదృచ్ఛికంగా ఉన్నట్లు అనిపిస్తుంది.

ఆమె ఒక సాధారణ అలవాటును ఏర్పరచుకుంది: ప్రతి పేరోల్ రన్ కోసం, ఆ కాలం ముగియక ముందే ఆమె మూడు సంఖ్యలను అంచనా వేసేది.

• స్థూల వేతనం: సాధారణ పని గంటలు, ఓవర్‌టైమ్, బోనస్‌లు, కమీషన్‌లు మరియు ఏదైనా వేతనంతో కూడిన సెలవు.
• యజమాని వైపు ఖర్చులు: జీతభత్యాల పన్నులు, భీమా సంబంధిత జీతభత్యాల ఛార్జీలు మరియు ప్రయోజన విరాళాలు.
• నగదు సమయం: అధికారిక జీతం చెల్లించే రోజు మాత్రమే కాదు, జీతం నుండి డబ్బు బ్యాంకు నుండి ఎప్పుడు తీయబడుతుందో కూడా తెలియజేస్తుంది.

ఆ చివరి విషయం ఆమె ఊహించిన దానికంటే ఎక్కువ ప్రాముఖ్యత సంతరించుకుంది. జీతం ఇచ్చే రోజు శుక్రవారం అయి ఉండి, పేరోల్ ప్రాసెసర్ బుధవారం మధ్యాహ్నం నిధులను తీసుకుంటే, అప్పుడు అసలైన గడువు బుధవారమే అవుతుంది. ఒకవేళ సోమవారం బ్యాంకు సెలవుదినం అయితే, అంతా మారిపోతుంది. చిన్న విషయమే. కానీ పట్టించుకోకపోతే పెద్ద తలనొప్పి.

పొరపాటు తప్పుడు లెక్క కాదు, అది ఆలస్యంగా చేసిన లెక్క.

జీతాల లెక్కలు ఆలస్యంగా వేయడం వల్ల చాలా ఒత్తిడి వస్తుంది. మరీనా అజాగ్రత్తగా లేదు. ఆమె తీరిక లేకుండా ఉండేది, మరియు వ్యాపారం నిరంతరం మారుతూ ఉండేది. ఒక ఉద్యోగి ఓవర్‌టైమ్ చేయడం మొదలుపెట్టాడు, మరొకరు పార్ట్‌టైమ్ నుండి ఫుల్‌టైమ్‌కు మారారు, రెండు పెద్ద పనులకు వారాంతాల్లో పని చేయాల్సి వచ్చింది, దాంతో అకస్మాత్తుగా జీతాలు చెల్లించే సమయం ఇకపై "సాధారణంగా" లేకుండా పోయింది.

జీతాల లెక్కలు ఆలస్యం కావడం కొన్ని తెలిసిన సమస్యలకు దారితీస్తుంది:

• గత జీతాల పట్టికను ఒక సులభమైన అంచనాగా ఉపయోగించడం. ఓవర్‌టైమ్, బోనస్‌లు, కొత్త నియామకాలు లేదా జీతం లేని సెలవులు వంటివి పరిస్థితిని మార్చేంత వరకు ఇది పనిచేస్తుంది.
• యజమాని ఖర్చులను విస్మరిస్తే, ఉద్యోగులు అందుకునేది నికర వేతనమే అయినా, వ్యాపార నగదు ప్రవాహం అంతకంటే ఎక్కువగా ఉంటుంది.
• జీతం నుండి డబ్బు తీసుకునే తేదీలను విస్మరిస్తున్నాము. జీతం చెల్లించే రోజు మరియు నగదు డ్రాఫ్ట్ చేసే రోజు ఒకే రోజు కాకపోవచ్చు.
• పన్ను డిపాజిట్ల కోసం ప్రణాళిక వేయకపోవడం. డబ్బును నిలిపివేయడం అంటే డబ్బును ఉంచుకోవడం కాదు. అది ఇతరులకు చెల్లించాల్సిన డబ్బు.
• టైమ్‌షీట్‌లను నిర్లక్ష్యం చేయడం. పని గంటలు ఆలస్యంగా ఆమోదించబడితే, పేరోల్ హడావిడిగా తయారవుతుంది, అలా హడావిడిగా జరిగే పేరోల్‌లోనే పొరపాట్లు దొర్లుతాయి.

గమనించండి, ఇది ఎవరినీ నిందించడం గురించి కాదు. జీతాల చెల్లింపు ప్రక్రియ పునరావృతమవుతుంది, దానివల్ల అది సురక్షితంగా అనిపిస్తుంది. ఆ తర్వాత ఒక విచిత్రమైన జీతాల చెల్లింపు సమయం వచ్చినప్పుడు, అది అందరూ అనుకున్నంత ఊహించదగినది కాదని రుజువవుతుంది.

పరిస్థితులను మార్చిన వారపు జీతాల నగదు చెల్లింపు విధానం

మరీనా ఒక పెద్ద ఆర్థిక విభాగాన్ని ఏర్పాటు చేయలేదు. ఆమె 20 నిమిషాల సోమవారం దినచర్యను ఏర్పాటు చేసుకుంది. అంతే. ప్రతి సోమవారం ఉదయం, కాల్స్ మరియు పనుల హడావిడి మొదలవక ముందే, ఆమె యాక్టివ్ టైమ్‌షీట్‌లు, అంచనా వేసిన ఓవర్‌టైమ్, రాబోయే పేరోల్ తేదీలు మరియు బ్యాంకు బ్యాలెన్స్‌ను తనిఖీ చేసేది. ఆ తర్వాత, పేరోల్ డ్రాఫ్ట్‌కు ముందు వసూలు అయ్యే అవకాశం ఉన్న ఇన్‌వాయిస్‌లతో, అంచనా వేసిన పేరోల్ నగదు అవసరాలను పోల్చి చూసుకునేది.

విరామం దొరికితే, ఆమెకు చర్య తీసుకోవడానికి సమయం ఉండేది. కంగారుగా కాదు. మామూలుగా చర్య తీసుకోవడం. గడువు దాటిన ఇన్‌వాయిస్‌లపై రిమైండర్లు పంపడం. అత్యవసరం కాని పరికరాల కొనుగోలును వాయిదా వేయడం. నిర్వహణ నిధి నుండి డబ్బు బదిలీ చేయడం. సరఫరాదారుల చెల్లింపులను మరింత జాగ్రత్తగా షెడ్యూల్ చేయడం. కొన్నిసార్లు ఆమె ఇప్పటికీ క్రెడిట్ లైన్‌ను ఉపయోగించేది, కానీ ఇప్పుడు అది ప్రణాళికాబద్ధంగా, స్వల్పకాలికంగా ఉండేది, అంతేగానీ రాత్రి 10 గంటలకు కడుపులో కంగారుతో చేసేది కాదు.

ఆమె ఒక ప్రత్యేక పేరోల్ రిజర్వ్ ఖాతాను కూడా ఏర్పాటు చేసింది. ప్రతి వారం, వసూళ్లలో కొంత భాగం అందులోకి వెళ్లేది. ఆ ఖాతా మాయాజాలం కాదు, అది డబ్బును సృష్టించలేదు. కానీ మానసికంగా మరియు ఆచరణాత్మకంగా, అది సహాయపడింది. పేరోల్ డబ్బు, ఖర్చు చేయడానికి అందుబాటులో ఉన్న డబ్బులా కనిపించడం మానేసింది. కేవలం ఆ ఒక్క విషయమే కొన్ని తప్పుడు నిర్ణయాలను నివారించింది.

కేస్ స్టడీ నుండి ఆచరణాత్మక పేరోల్ ప్రణాళిక చిట్కాలు

మీరు ఒక చిన్న బృందం కోసం అయినా సరే, పేరోల్‌ను నిర్వహిస్తుంటే, నేర్చుకోవాల్సిన పాఠం “సంక్లిష్టమైన వ్యవస్థను నిర్మించడం” కాదు. పేరోల్‌ను ముందుగానే కనిపించేలా చేయడమే నేర్చుకోవాల్సిన పాఠం. కొన్ని ఉపయోగకరమైన అలవాట్లు:

1. జీతం చెల్లింపు కాలం ముగియక ముందే జీతాల మొత్తాన్ని అంచనా వేయండి. నిర్ణీత పని గంటలు, తెలిసిన ఓవర్‌టైమ్ మరియు ప్రణాళికాబద్ధమైన బోనస్‌లను ఉపయోగించండి. ఇది ఖచ్చితంగా ఉండకపోవచ్చు, పర్వాలేదు. ఖచ్చితంగా ఉండి, మరీ ఆలస్యం చేయడం కంటే, ముందుగానే ఉండి, దగ్గరగా అంచనా వేయడమే మేలు.
2. కేవలం చేతికి అందే జీతాన్నే కాకుండా, యజమానికి అయ్యే మొత్తం ఖర్చును గమనించండి. ఉద్యోగి నికర డిపాజిట్ అనేది నగదు లెక్కలో ఒక భాగం మాత్రమే.
3. మీ ప్రాసెసర్ యొక్క నిధుల గడువు తేదీని తెలుసుకోండి. దానిని క్యాలెండర్‌లో రాసుకోండి. దాన్నే అసలైన జీతాల చెల్లింపు గడువు తేదీగా పరిగణించండి.
4. పన్ను డబ్బును మానసికంగా వేరుగా ఉంచండి. ఉద్యోగుల నుండి మినహాయించిన జీతభత్యాల పన్నులు, అవి కొంతకాలం బ్యాంకులో ఉన్నప్పటికీ, నిర్వహణ నగదు కాదు.
5. సమయాన్ని ఒక షెడ్యూల్ ప్రకారం ఆమోదించండి. ఆలస్యంగా సమర్పించిన టైమ్‌షీట్‌లు హడావిడి సమీక్షలకు దారితీస్తాయి, మరియు ఆ హడావిడి సమీక్షలు తక్కువ చెల్లింపులకు, ఎక్కువ చెల్లింపులకు, మరియు ఇబ్బందికరమైన తదుపరి చర్యలకు కారణమవుతాయి.
6. బేసి నెలల కోసం ప్రణాళిక వేసుకోండి. రెండు వారాల జీతాల చెల్లింపునకు కొన్ని నెలల్లో మూడు చెల్లింపు తేదీలు ఉంటాయి. మీరు వాటి కోసం ప్రణాళిక వేసుకోకపోతే, అవి సంవత్సరం పొడవునా క్యాలెండర్‌లో ఉన్నప్పటికీ, ఆకస్మిక బిల్లులా అనిపిస్తాయి.

త్వరిత వేతన మరియు తగ్గింపుల అంచనాల కోసం, పేరోల్ కాలిక్యులేటర్ ఒక ఉపయోగకరమైన సహాయక సాధనంగా ఉంటుంది, ముఖ్యంగా స్థూల వేతనం, పన్నులు మరియు చేతికి అందే వేతనం మధ్య సంబంధాన్ని తనిఖీ చేసేటప్పుడు ఇది బాగా ఉపయోగపడుతుంది. కానీ అసలైన ముఖ్యమైన విషయం నగదు ప్రణాళిక. కాలిక్యులేటర్ సంఖ్యల విషయంలో సహాయపడితే, వ్యాపార అలవాటు జీతం ఇచ్చే రోజును ప్రశాంతంగా ఉంచుతుంది.

ఉద్యోగులు ఏమి గమనిస్తారు, మరియు వారు ఎప్పటికీ గమనించకూడని విషయాలు

జీతాల ప్రణాళిక మెరుగుపడిందని ఉద్యోగులకు ఎప్పటికీ తెలియకపోవచ్చు. నిజం చెప్పాలంటే, అదే మా లక్ష్యం. జీతాల చెల్లింపు అనేది, అది సరిగ్గా జరగనప్పుడు మాత్రమే ప్రజలు మాట్లాడే వ్యాపార వ్యవహారాలలో ఒకటి. అది సక్రమంగా జరిగినప్పుడు, డబ్బు అందుతుంది, బిల్లులు చెల్లించబడతాయి, ఎవరూ ఇబ్బందికరమైన ప్రశ్నలు అడగాల్సిన అవసరం ఉండదు, మరియు నమ్మకం చెక్కుచెదరకుండా ఉంటుంది.

అయితే మరీనా బృందం ఒక విషయాన్ని గమనించింది. చివరి నిమిషంలో వచ్చే టైమ్‌షీట్ రిమైండర్లు తగ్గాయి. ఓవర్‌టైమ్ ఆమోదాలు మరింత స్పష్టంగా ఉన్నాయి. పే స్టబ్‌లు మరింత శుభ్రంగా ఉన్నాయి. సెలవు జీతం విషయంలో గందరగోళం తగ్గింది. కంపెనీ మరింత వ్యవస్థీకృతంగా ఉన్నట్లు అనిపించింది, ఎందుకంటే అది మరింత వ్యవస్థీకృతంగా ఉంది.

తెర వెనుక, మరీనా నియామకాల విషయంలో కూడా మెరుగైన సంభాషణలు జరిపింది. "మనం మరో టెక్నీషియన్‌ను నియమించుకోగలమా?" అని అస్పష్టంగా అడగడానికి బదులుగా, ఆమె అంచనా వేసిన జీతాల భారం, వసూళ్ల సమయం, మరియు రిజర్వ్ లక్ష్యాన్ని పరిగణనలోకి తీసుకోగలిగింది. నియామకం అనేది ఇప్పటికీ ఒక రిస్కే, ప్రతి నియామకం అంతే, కానీ అది ఇకపై రసీదు వెనుక గీసిన ఒక అంచనా కాదు.

సారాంశం: జీతాల చెల్లింపు అనేది ఒక క్యాలెండర్‌తో కూడిన వాగ్దానం.

జీతాల చెల్లింపు అనేది కేవలం ఒక అకౌంటింగ్ పని మాత్రమే కాదు. అది ఒక వాగ్దానం. అవును, అది చట్టపరమైనదే అయినా, మానవతా దృక్పథంతో కూడినది కూడా. ప్రజలు ఆ జీతం ఆధారంగానే అద్దె, కిరాణా సామాను, పిల్లల సంరక్షణ, ఇంధనం, మరియు అప్పుల చెల్లింపులను సర్దుబాటు చేసుకుంటారు. వ్యాపారానికి, జీతాల చెల్లింపు అనేది సాధారణంగా పునరావృతమయ్యే అతిపెద్ద నగదు అవసరాలలో ఒకటి, కాబట్టి దానిని తేలికగా తీసుకోవడం ఒత్తిడిని కొనితెచ్చుకోవడమే.

ఆచరణాత్మకమైన చర్య చాలా సులభం: భవిష్యత్తును దృష్టిలో పెట్టుకోండి, పూర్తి ఖర్చును లెక్కలోకి తీసుకోండి, నిధుల కేటాయింపు తేదీలను గౌరవించండి, మరియు ఒక ప్రత్యేక ఖాతాలో కాకపోయినా, కనీసం మీ మదిలో జీతభత్యాల నగదును సాధారణ ఖర్చుల నుండి వేరుగా ఉంచుకోండి. మీకు ఖచ్చితమైన అంచనాలు అవసరం లేదు. మీకు ఎదురయ్యే ఊహించని సంఘటనలు తక్కువగా ఉండాలి.

అదే మరీనాకు అసలైన విజయం. జీతాల చెల్లింపు ఉత్తేజకరంగా మారడం కాదు. అది ఖచ్చితంగా అలా మారలేదు. అది విసుగ్గా మారింది. ఊహించదగినదిగా. దాదాపు నీరసంగా. ఉద్యోగులకు సరిగ్గా, సమయానికి జీతాలు చెల్లించే విషయంలో, ఇది దాదాపుగా సాధ్యమయ్యే అత్యుత్తమ ఫలితం.