सामग्री को सुलभ बनाना: एक सामुदायिक समाचार पत्र के लिए पठनीयता में सुधार पर एक केस स्टडी

सामग्री को सुलभ बनाना: एक सामुदायिक समाचार पत्र के लिए पठनीयता में सुधार पर एक केस स्टडी

रोज़मर्रा के लेखन का अधिकांश हिस्सा पुरस्कार जीतने की कोशिश नहीं करता। इसका उद्देश्य किसी को कुछ करने, कुछ समझने या पाँच मिनट के लिए भ्रम दूर करने के लिए प्रेरित करना होता है। ग्राहकों को ईमेल। किरायेदारों को नोट। स्कूल का संदेश। कार्यस्थल की जानकारी। कॉफी मशीन के पास चिपकाए गए निर्देशों का एक सेट, क्योंकि हाँ, मशीन को भी किसी न किसी रूप में एक संविधान की आवश्यकता होती है।

समस्या यह है कि आम लेखन जल्दी ही बोझिल हो जाता है। लंबे वाक्य। अस्पष्ट शब्द। मुख्य बात से पहले बहुत सारी पृष्ठभूमि। लोग इसे सरसरी तौर पर पढ़ते हैं, मुख्य बिंदु चूक जाते हैं, और फिर ऐसे प्रश्न पूछते हैं जिनका उत्तर संदेश पहले ही दे चुका होता है। कोई भी आलसी नहीं है। वे व्यस्त हैं, थके हुए हैं, फोन पर पढ़ रहे हैं, और भी कई काम कर रहे हैं।

यह एक वास्तविक उदाहरण है। कोई नाटकीय उदाहरण नहीं। बस वैसा ही जैसा हर जगह होता है।

रखरखाव संबंधी सूचना जिसके कारण और अधिक काम बढ़ता जा रहा था

एक छोटे से प्रॉपर्टी मैनेजमेंट ऑफिस को एक समस्या बार-बार सताती थी। जब भी वे निवासियों को मरम्मत संबंधी नोटिस भेजते थे, फोन बजने लगते थे। ऐसा इसलिए नहीं था कि मरम्मत असामान्य थी, बल्कि इसलिए कि नोटिस पढ़ने में मुश्किल होते थे।

एक ईमेल की शुरुआत कुछ इस तरह हुई:

कृपया ध्यान दें कि भवन की जल प्रणाली में आवश्यक मरम्मत कार्यों के निर्धारित कार्यान्वयन के कारण, नीचे सूचीबद्ध घंटों के दौरान अस्थायी रूप से सेवा बाधित हो सकती है, और निवासियों को उक्त रुकावट से पहले उचित व्यवस्था करने के लिए प्रोत्साहित किया जाता है।

तकनीकी रूप से सही। लेकिन साथ ही, अजीब तरह से थका देने वाला भी। संदेश में उपयोगी जानकारी को कार्यालयी भाषा में छिपा दिया गया था। कुछ निवासियों को लगा कि पूरे दिन पानी बंद रहेगा। कुछ को यह पता ही नहीं चला कि कौन सी इमारत प्रभावित है। कुछ ने जवाब में पूछा कि क्या शौचालय काम करेंगे। सच में, यह एक वाजिब सवाल था।

ऑफिस मैनेजर ने नोटिस को इस एक ही लक्ष्य के साथ दोबारा लिखा: इसे पहली बार पढ़ने पर ही आसानी से समझ में आ जाना चाहिए।

नया संस्करण इस प्रकार शुरू हुआ:

मंगलवार, 9 अप्रैल को सुबह 10:00 बजे से दोपहर 1:00 बजे तक आपके घर में पानी की आपूर्ति बंद रहेगी। इससे बिल्डिंग बी के अपार्टमेंट 3A से 6D तक प्रभावित होंगे। यदि आपको उस समय पानी की आवश्यकता होगी, तो कृपया पहले से ही एक जग या बोतल में पानी भर लें।

जानकारी वही है। लेकिन अब पहले से काफी कम अस्पष्टता है। कॉल की संख्या में कमी आई, हालांकि शून्य नहीं हुई, क्योंकि प्लंबिंग से संबंधित कोई भी काम कभी शून्य नहीं होता, लेकिन इतनी कमी जरूर आई कि कर्मचारियों ने इसे महसूस किया।

आखिर क्या बदलाव आया?

पुनर्लेखन में किसी भी तरह की दिखावटी तरकीब का इस्तेमाल नहीं किया गया। इसमें बस इस बात का ध्यान रखा गया कि लोग असल में कैसे पढ़ते हैं। मुख्य बात को प्राथमिकता दी गई। तारीख और समय स्पष्ट रूप से दिखाई दे रहे थे। प्रभावित समूह का नाम स्पष्ट रूप से दिया गया था। और क्रिया सरल थी: एक जग या बोतल भरें।

सुपाठ्य लेखन का अर्थ चीजों को सरल बनाना नहीं है। यह वाक्यांश अक्सर उन लोगों द्वारा इस्तेमाल किया जाता है जो ऐसे वाक्यों का बचाव करते हैं जिन्हें समझने के लिए विशेष ध्यान देने की आवश्यकता होती है। स्पष्ट लेखन का अर्थ है पाठक और अर्थ के बीच की दूरी को कम करना।

रोजमर्रा के लेखन में, इसका आमतौर पर मतलब तीन चीजें होती हैं: छोटे रास्ते, परिचित शब्द और एक ऐसी संरचना जो लोगों को उनकी जरूरत की चीजें जल्दी से ढूंढने में मदद करती है।

मुख्य बिंदु को ऊपर की ओर रखें

लोग अक्सर अपनी बात को घुमा-फिराकर कहते हैं। वे संदर्भ, इतिहास, कारण, नीतिगत पृष्ठभूमि से शुरू करते हैं, और अंत में पाठक की ज़रूरत की बात पर आते हैं। रिपोर्ट में तो यह तरीका कारगर हो सकता है, लेकिन ईमेल या सूचना जैसे संक्षिप्त संदेशों में यह अक्सर विफल हो जाता है।

उत्तर से शुरुआत करने का प्रयास करें। यदि बैठक का समय बदल दिया गया है, तो पहले यही बताएं। यदि कोई फॉर्म शुक्रवार तक जमा करना है, तो पहले यही बताएं। यदि सड़क बंद है, तो कृपया बुनियादी ढांचे में सुधार के उद्देश्यों के बारे में एक पैराग्राफ से शुरुआत न करें, बस इतना कहें कि सड़क बंद है।

एक उपयोगी प्रारूप यह है: क्या हो रहा है, इससे कौन प्रभावित होता है, यह कब होता है, और पाठक को आगे क्या करना चाहिए। हमेशा ठीक इसी क्रम में नहीं, लेकिन लगभग इसी क्रम में।

जहां सामान्य शब्द उपयुक्त हों, वहां सामान्य शब्दों का प्रयोग करें।

कुछ शब्द गलत नहीं होते, वे बस अनावश्यक रूप से अटपटे लगते हैं। 'Utilize' की जगह आमतौर पर 'use' लिखा जा सकता है। 'Prior to' की जगह 'before' लिखा जा सकता है। 'At this time' शब्द अक्सर पूरी तरह गायब हो जाता है। किसी को इसकी कमी महसूस नहीं होती।

यह इसलिए महत्वपूर्ण है क्योंकि कठोर भाषा पाठकों की पढ़ने की गति को धीमा कर देती है। इससे दूरी भी पैदा होती है। कुछ स्थितियों में " हम इस समय आपकी विनती पूरी नहीं कर सकते" जैसा वाक्य उपयुक्त हो सकता है। लेकिन अगर असली संदेश यह है कि "हम डिलीवरी की तारीख नहीं बदल सकते" , तो यही कहें और फिर बताएं कि इसके बदले क्या किया जा सकता है।

सरल शब्दों का प्रयोग कम पेशेवर नहीं होता। अक्सर वे अधिक पेशेवर होते हैं, क्योंकि वे सभी का कम समय बर्बाद करते हैं।

लंबे वाक्यों को टूटने से पहले ही तोड़ दें।

लंबे वाक्य बुरे नहीं होते। कुछ तो बहुत सुंदर होते हैं। लेकिन रोज़मर्रा के लेखन में, लंबे वाक्य अक्सर बहुत सारे विचारों को समेटने का जरिया बन जाते हैं। आप दरवाज़ा खोलते हैं और तीन वाक्य बाहर गिर जाते हैं।

यदि किसी वाक्य में तिथि, शर्त, अपवाद, कारण और अनुरोध शामिल हैं, तो संभवतः वह दो या तीन वाक्यों में होना चाहिए। शायद बुलेट पॉइंट्स की सूची में भी लिखा जा सकता है। पाठकों को क्रिया के आने का इंतजार करते हुए आधे पैराग्राफ को याद रखने की आवश्यकता नहीं होनी चाहिए।

इनकी तुलना करें:

यदि आपने अपना हस्ताक्षरित फॉर्म, जो पिछले सप्ताह अद्यतन ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया के हिस्से के रूप में भेजा गया था, अभी तक वापस नहीं किया है, तो कृपया अपना खाता स्थापित करने में देरी से बचने के लिए इसे शुक्रवार तक वापस कर दें।

बेहतर:

कृपया अपना हस्ताक्षरित फॉर्म शुक्रवार तक वापस कर दें। हमने इसे पिछले सप्ताह ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया के हिस्से के रूप में भेजा था। यदि हमें यह प्राप्त नहीं होता है, तो आपके खाते के सेटअप में देरी हो सकती है।

आकर्षक नहीं, लेकिन स्पष्ट।

सूचियाँ बनाने से कुछ काम आसान हो जाता है।

जब लेखन में कई तिथियां, चरण, मदें या आवश्यकताएं शामिल होती हैं, तो पैराग्राफ अव्यवस्थित हो सकते हैं। सूचियां पाठक को समझने में सहायक होती हैं।

उदाहरण के लिए, किसी अपॉइंटमेंट में क्या-क्या लेकर जाना है, इस बारे में एक लंबा पैराग्राफ लिखने के बजाय, यह तरीका आजमाएं:

• आपका फोटो पहचान पत्र
• आपका पुष्टिकरण ईमेल
• आपके अनुस्मारक संदेश में सूचीबद्ध कोई भी दस्तावेज़
• यदि कोई शुल्क लागू हो तो भुगतान कार्ड का उपयोग किया जा सकता है।

इसे स्कैन करना आसान है, खासकर फोन पर। और आजकल बहुत सारा रोज़ाना का पढ़ना फोन पर ही होता है, वो भी खराब रोशनी में, और साथ ही कॉफी गिरने से बचने की कोशिश भी करनी पड़ती है। ऐसे व्यक्ति को ध्यान में रखकर डिज़ाइन करें।

लेखन को पढ़ने में कठिन बनाने वाली सामान्य गलतियाँ

एक आम गलती है औपचारिक लहजे में बोलने की कोशिश करना। लोग बड़े-बड़े शब्दों और निष्क्रिय वाक्यों का इस्तेमाल करते हैं क्योंकि उन्हें लगता है कि सरल भाषा बहुत अनौपचारिक लगती है। इसका नतीजा यह होता है कि लहजा नीरस और कम स्पष्ट लगता है।

एक और गलती क्रिया को छिपाना है। वाक्य में "कृपया प्रतिक्रिया भेजें" की जगह "प्रतिक्रिया का अनुरोध किया गया है" लिखा होता है। किसे क्या करना चाहिए? स्पष्ट रूप से बताएं। पाठकों को व्याकरण की इस छोटी सी पहेली को सुलझाने की ज़रूरत नहीं पड़नी चाहिए।

लेखक अक्सर सवाल पूछने से पहले ही ज़रूरत से ज़्यादा समझा देते हैं। थोड़ी सी पृष्ठभूमि मददगार होती है, लेकिन बहुत ज़्यादा जानकारी पाठक के लिए एक ऐसे गलियारे में भटकने जैसा हो जाता है जिसमें उसे अंत में मंज़िल तक पहुँचने से पहले चलना पड़ता है। अगर पृष्ठभूमि ज़रूरी है, तो उसे मुख्य संदेश के बाद या किसी अलग शीर्षक के तहत रखें।

और फिर आता है वो विशाल पैराग्राफ। जिसमें सब कुछ समाया होता है। तारीखें, नाम, भावनाएं, नीति, माफी, आगे के कदम। इसे छोटे-छोटे हिस्सों में बांटिए। खाली जगह व्यर्थ नहीं जाती, बल्कि सांस लेने की जगह होती है।

एक त्वरित पठनीयता जांच से उन चीजों का पता लगाया जा सकता है जो आपकी आंखों से छूट जाती हैं।

संशोधन करने के बाद, एक पाठक की नज़र से लेखन को देखना मददगार होता है। इसे ज़ोर से पढ़ें। इसे किसी ऐसे व्यक्ति को भेजें जिसने इसे बीस मिनट तक घूरकर न देखा हो। या, यदि आप तुरंत कोई बाहरी संकेत चाहते हैं, तो पठनीयता स्कोर कैलकुलेटर आपको वाक्य और शब्द की जटिलता का मोटा-मोटा अंदाज़ा दे सकता है, बशर्ते आप इसे एक मार्गदर्शक के रूप में लें, न कि किसी निर्णायक यंत्र की तरह।

एक छोटी सी आदत जो सबसे बड़ा बदलाव लाती है

रोजमर्रा के लेखन को भेजने से पहले, एक सीधा सवाल पूछें: पाठक को क्या जानने या करने की आवश्यकता है?

फिर उस उत्तर को आसानी से ढूंढने योग्य बनाएं। उसे सबसे ऊपर रखें। ऐसे शब्दों का प्रयोग करें जिन्हें लोग पहचान सकें। अनावश्यक बातों को हटा दें। यदि कोई चरण हैं, तो उन्हें सूचीबद्ध करें। यदि कोई समय सीमा है, तो उसे पूरा करना अनिवार्य बना दें।

प्रॉपर्टी ऑफिस साहित्यिक प्रतिभाओं की टीम नहीं बन गया। उन्होंने बस निवासियों को सरल संदेशों को समझने के लिए मजबूर करना बंद कर दिया। असल में, यही जीत है। स्पष्ट लेखन जब कारगर होता है तो शांति का भाव रहता है। कोई भी रखरखाव नोटिस की प्रशंसा नहीं करता, लोग बस उसे पढ़ते हैं, समझते हैं और अपने दिनचर्या में लग जाते हैं। और यही तो मुख्य उद्देश्य है।